PENDELEGASIAN WEWENANG

PENDELEGASIAN  WEWENANG.

          Adalah suatu proses yang terjadi dalam organisasi dimana seorang atasan memberi ijin kepada bawahannya untuk melakukan tugas-tugas tertentu karena dia sendiri telah kepenuhan tugas.

Tandanya seseorang kepenuhan tugas antara lain :

1.    banyak terjadi penundaan urusan/pekerjaan

2.    tugas tidak terselesaikan tepat waktu. dsb.

Pendelegasian wewenang dilakukan secara Hirarki dan prinsip ini disebut prinsip “Scalar”.

Ada 3 proses pendelegasian wewenang dari atasan kepada bawahan (W.H.Newman,1963)  yaitu :

1.    Memberikan tugas-tugas tertentu untuk dikelola bawahan

2.    Mengijinkan bawahan untuk membuat perjanjian, menggunakan sumber-sumber yg tersedia dan mengambil keputusan dan tindakan tertentu dalam batas tugas yang telah didelegasikan.

3.    Menciptakan tanggung jawab bagi setiap bawahan yg menerima pendelegasian untuk melaksanakan tugas tersebut dengan memuaskan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam P W.

1.    Tanggung jawab tidak boleh didelegasikan

2.    Hindari Subordinasi rangkap (menganut asas kesatuan komando atau Unity of Command).

Ada beberapa bentuk hubungan yg hampir menyerupai subordinasi rangkap tetapi dpt dibenarkan karena tidak merusak jalur garis komando organisasi yaitu :

a.    Peranan pembantu dari staf.

b.    Pejabat tinggi organisasi (tingkat manajer) langsung berhubungan dengan pejabat di tingkat bawah tanpa melewati atasanya. (untuk mengetahui secara langsung aktivitas yg terjadi).

c.     Bawahan dpt secara langsung memberikan masukan berkenaan dengan tugas yg dilakukannya tanpa melalui atasanya. (Menurut William Newman disebut “right of appeal” dan dpt meningkatkan semangat kerja para pegawai).

3.    Wewenang seimbang dgn tanggung jawab.

Hambatan-hambatan dalam pendelegasian wewenang.

Dari sisi Atasan :

1.    Atasan merasa lebih mampu mengerjakan daripada bawahan.

2.    Atasan kurang mampu dalam mengarahkan tentang apa yang harus dikerjakan oleh bawahan, shg bgmn akan mendelegasikan pekerjaan.

3.    Kurangnya kepercayaan pada bawahan.

4.    Pengawasan kurang selektif yg memberikan peringatan-peringatan atas masalah yang akan terjadi.

5.    Kurang memberikan kesempatan kepada bawahan.

Dari sisi Bawahan :

1.    Hambatan mental

2.    Bawahan sudah terlalu banyak pekerjaan.

3.    Kurang percaya diri.

4.    Takut dikritik.

5.    Malas bertanggung jawab.

6.    Insentif terlalu rendah.

7.    Lebih suka pekerjaan yg mudah.

EFEKTIVITAS  ORGANISASI.

Adalah kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan secara efisien dengan menggunakan sumber daya yang ada.

Menurut  Stephen  Robbin ada tiga pendekatan untuk mengukur efektivitas  organisasi  yaitu :

1. Pencapaian tujuan

    Dengan melihat program yang dibuat dan dilaksanakan  evaluasi, bagaimana dampak yang ditimbulklannnya (untuk mengetahui sejauhmana program tersebut berhasil).

2. Pendekatan  Sistem

    Pendekatan ini memandang organisasi sebagai sebuah sistem yang memproses input menjadi output.

    Fokus pendekatan ini adalah pada cara organisasi memperoleh masukan/input, cara memproses input, cara menyalurkan output, dan cara organisasi menjaga stabilitas dan keseimbangan organisasi.

1.   Pendekatan Konstituensi Strategis.

Pendekatan ini pada dasarnya sama dengan pendekatan sistem yaitu memandang organisasi hidup ditengah lingkungan.

Perbedaannya : Pendekatan konstituensi strategis memandang lingkungan secara pilih-pilih.

Contoh :

Pemerintah Kabupaten Konstituennya adalah :

Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi, DPRD Kabupaten, Partai Politik, Pedagang, Masyarakat, Instansi Vertikal dsb. Andaikan kriteria efektivitas yg akan diterapkan adalah kemampuan pengelola dana bantuan pusat maka konstituen yg paling utama adalah Pemerintah Pusat.

KONSTITUEN	KRITERIA EFEKTIVITAS
Pemilik	Laba atas Investasi, Peningkatan pendapatan.
Pegawai	Tingkat pendapatan, Kepuasan kerja.
Pelanggan	Kepuasan terhadap harga, Meningkatnya volume produksi, Kualitas produk, pelayanan.
Pemasok/supplier	Tepat waktu pembayaran, tingkat kepercayaan, kesinambungan kerjasama.
Investor	Waktu semakin pendek, biaya rendah, stabilitas keamanan terjamin, kepastian hukum dsb.
Serikat Buruh	UMR/UMK, Asuransi, Insentif, Jaminan Sosial yg lain,  kepuasan kerja, peluang melakukan negosiasi yg adil dan transparan.
Pejabat Pem.	Peduli masalah sosial, tidak merusak lingkungan, ketaatan membayar pajak, taat hukum

Menurut  Gareth R. Jones  Organisasi disebut efektif jika mampu :

1.         Menjamin nilai dan sumberdaya langka yang  berasal dari luar organisasi.

2.         Melakukan inovasi produk.

3.         Mengkonversi ketrampilan dan sumber menjadi barang dan output.

Pendekatan-pendekatan untuk mengukur

Efektivitas Organisasi.

PENDEKATAN	DESKRIPSI	TUJUAN MENGUKUR EFEKTIVITAS
Pendekatan Sumber Eksternal	Mengevaluasi kemampuan org dalam menjamin, mengatur dan mengawasi ketrampilan & sumber daya yang bernilai dan berharga.	- input yg lebih murah - memperoleh input material &    bahan mentah    yg bermutu. - meningkatkan    pangsa pasar -  memperoleh du-    kungan dari    stakeholder spt    pemerintah.
Pendekatan Sistem Internal	Mengevaluasi kemampuan org. dalam melakukan inovasi & dapat menjalankan fungsinya secara cepat & bertanggung jawab	- pemotongan waktu pembuatan    Keputusan - peningkatan tk    Inovasi produk - peningkatan koor-   dinasi & motivasi   pekerja - pengurangan  konflik - Pengurangan   waktu ke pasar
Pendekatan Teknis	Mengevaluasi kemampuan org. dalam mengkonversi ketrampilan dan sumber-sumber menjadi barang & jasa secara efisien	- peningkatan kuali   tas produk - pengurangan jumlah kerusakan - pengurangan biaya produksi - peningkatan kualitas pelayanan pelanggan - pengurangan waktu pengiriman kepada pelanggan

Sumber : Jones, 1997.

EFEKTIVITAS  ORGANISASI

(RICHARD M. STEERS)

A. Karakteristik  Organisasi 

  1. Struktur

           a. Desentralisasi

                 Desentralisasi yang tinggi cenderung menciptakan efisiensi, komunikasi dan umpan balik terbuka, kepuasan kerja dan kebetahan karyawan dalam bekerja.

        b. Spesialisasi

                 Spesialisasi berhubungan positif dengan produktivitas.

                 Spesialisasi berhubungan negatif dengan ketidakpuasan kerja, kemangkiran dan pemogokan.

        c. Formalisasi

                 Kondisi stabil hubungan positif

                 Kondisi tidak stabil hubungan negatif.

        d. Rentang Kendali

                 Tehnologi partai kecil dan produksi masa ----rentang kendali kecil.

                 Teknologi proses bersinambungan -----------rentang kendali besar.

        e. Besar (ukuran) Organisasi

                 Semakin besar organisasi semakin efisien.

                 Organisasi semakin besar semakin rendah keterikatan kerja anggota pada organisasi (dalam unit skala besar).

        f. Besarnya Unit Organisasi.

                 Semakin kecil unit organisasi semakin efisien.

    2. Teknologi

        Teknologi adalah proses transformasi dalam   organisasi dimana energi menangkis dan intelektual dipergunakan untuk meningkatkan efisiensi pemanfaatan sumberdaya yang langka.

      Organisasi yang memakai teknologi sangat    rutin dan berulang akan berprestasi paling baik jika menggunakan struktur sangat formal.

B. Karakteristik Lingkungan

    1. Lingkungan Luar

            a. Ancangan I (pendekatan)

            Lingkungan = luar organisasi

                   Keadaan yang menggambarkan kekuatan yang berada di luar organisasi.

                  Misal : Kondisi pasar.

         b. Ancangan II

                  Lingkungan tugas

                  Contoh : Pelanggan, pensuplai, Pesaing.

    2. Lingkungan Dalam (iklim organisasi)

        Iklim organisasi adalah sifat atau ciri yg terdapat didalam lingkungan kerja yg timbul karena kegiatan organisasi, yg dilakukan secara sadar atau tidak dan dianggap mempengaruhi tingkah laku kemudian.

Dimensi  Iklim  Organisasi

             a. Struktur Tugas

                             Perincian metode yang dipakai untuk melaksanakan tugas dalam organisasi

                  

         b. Hubungan Imbalan – hukuman (Reward & Punishment.

                   Tingkat batas pemberian imbalan dan hukuman dalam organisasi.

                   Misal : menekankan prestasi atau senioritas.

         c. Sentralisasi Keputusan

         d. Tekanan pada prestasi

         e.      Tekanan pada pelatihan & pengembangan.

         f. Keamanan dan resiko

                   Tingkat batas tekanan dalam organisasi untuk memberikan rasa aman dalam kerja.

         g. Keterbukaan dan Ketertutupan.

                   Anggota lebih suka berkomunikasi apa adanya atau menutupi kesalahan diri   sendiri.

         h. Status dan Semangat

                   Perasaan umum diantara pegawai bahwa organisasi merupakan tempat bekerja yang baik.

           

          i. Pengakuan dan umpan balik

                   Ada pendapat pimpinan dan organisasi mengenai pekerjaannya dan tingkat batas dukungan mereka atas dirinya.

          j.Kompetensi dan keluwesan organisasi secara umum.

                   Bagaimana organisasi mengantisipasi masalah, mengembangkan metode baru, mengembangkan ketrampilan baru dari para pegawai.

Beberapa catatan :

1.Iklim berada pada tataran individu jadi pengaruhnya mengarah pada kepuasan kerja, prestasi kerja, kegiatan organisasi.

2. Tidak ada iklim yg terbaik, tetapi harus diciptakan iklim yang paling tepat.

    Misal : Prestasi yg diharapkan, iklim yg berorientasi pada prestasi  akan lebih tepat.

                             Kepuasan kerja yg hendak dicapai, iklim yg berorientasi pada afiliasi yg paling tepat.

3.Iklim masih relevan untuk dibahas apabila pegawai dapat mengendalikan variabel hasil.

Penciptaan iklim organisasi yg tepat berpengaruh terhadap prestasi dan kepuasan kerja pegawai.

C. Karakteristik  Pekerja

    1. Keterikatan terhadap organisasi

        Aktivitas untuk tetap bertahan dalam organisasi yg ditunjukkan dengan tidak mangkir, tidak pindah kerja atau mengundurkan diri.

    2. Keikatan terhadap organisasi

            Komitmen yg tinggi dari anggota terhadap nilai, tujuan organisasi.

    3. Kemampuan

            Ketrampilan teknis dan intelektual yang dimiliki pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan.

    4. Kejelasan Peran

            Taraf pengertian dan penerimaan pegawai atas tugas yang dibebankan kepadanya.

           

Ketidakjelasan peran dapat menimbulkan :

a.                          Kekaburan Peran

Pegawai tidak mendapat informasi yg cukup mengenai sifat tugas yg diberikan.

                Penyebabnya : 1. Perubahan yg cepat dalam

                                                    organisasi.

                                               2. Meningkatnya kerumitan

                                                  organisasi.

                            3. Falsafah manajemen      mengenai         komunikasi.

  b. Konflik Peran

       Pegawai dihadapkan pada dua rangkaian peran yang saling bertentangan.

       Contoh : Pegawai ingin bekerja sesuai dengan aturan (profesi) tapi pimpinan tidak menghendaki.

     

     5. Motivasi

         Proses dengan mana tingkah laku dibangkitkan, diarahkan dan dipertahankan selama berjalannya waktu.

DAFTAR UKURAN UNIVARIASI UNTUK EFFEKTIVITAS ORGANISASI

Efektivitas                  Sejauhmana org. melaksanakan seluruh tugas   

Keseluruhan       pokok nya atau mencapai semua sasarannya, penilaian umum dgn sebanyak mungkin kriteria tunggal & menghasilkan penilaian yg umum mengenai efek   organisasi.

Kualitas                 Kualitas dari jasa atau produk primer yg dihasilkan

                             organisasi. Ini mungkin mempunyai banyak bentuk

                             operasional, terutama ditentukan oleh jenis produk

                             atau jasa yg dihasilkan oleh organisasi.

Produktivitas         Kualitas atau volume dari produk atau jasa pokok

                             yg dihasilkan organisasi. Dapat diukur melalui tiga

                             tingkatan : tk individual, kelompok & keseluruhan

                             organisasi. Ini bukan ukuran dari efisiensi, tdk ada

                             perhitungan nisbah biaya dan keluaran.

Kesiagaan             Penilaian menyeluruh sehubungan dengan kemung

                             kinan, bahwa org mampu menyelesaikan tugas

                             khusus dengan baik jika diminta.

Effisiensi                        Nisbah yg mencerminkan perbandingan beberapa

                             aspek  prestasi unit thdp biaya untuk menghasilkan prestasi tersebut.

                             Contoh : beberapa rupiah yg dikeluarkan untuk tiap unit produksi, jumlah waktu turun mesin, tk penyelesaian rencana, standar karya. Kadang-kadang, cukup hanya menggunakan total jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh satu unit selama beberapa periode.

Laba atau

penghasilan           Penghasilan atas penanaman modal yg dipakai untuk menjalankan org dilihat dari sudut pandang si pemilik. Jumlah dari sumber daya yg masih tersisa setelah semua biaya dan kewajiban dipenuhi, kadang-kadang dinyatakan dalam persentase.

Pertumbuhan         Penambahan dalam hal tenaga kerja, fasilitas pabrik, harta, penjualan, laba, bagian pasar, dan penemuan-penemuan baru. Suatu perbandingan antara keadaan organisasi sekarang dengan keadaan masa lalu.

Pemanfaatan         Batas keberhasilan organisasi berinteraksi lingkung

Lingkungan           annya, memperoleh sumber daya yg langka dan berharga yg diperlukannya untuk operasi yg efektif. Hal ini dipandang dari rencana jangka panjang yg optimum dan bukan dalam rencana jangka pendek yg maksimal. Cuntoh : tingkat keberhasilannya memperoleh suplai sumber daya manusia dan keuangan secara mantap.

Stabilitas               Pemeliharaan struktur, fungsi, dan sumber daya sepanjang waktu, khususnya dalam periode-periode sulit.

Perputaran atau     Frekuensi jumlah pekerja yg keluar atas permintaan

Keluar masuknya   sendiri.

Pekerja.

Kemangkiran         Frekuensi kejadian-kejadian pekerja bolos dari pekerjaan.

Kecelakaan            Frekuensi kecelakaan dalam pekerjaan yg berakibat kerugian waktu untuk turun mesin atau waktu penyembuhan/perbaikan.

Semangat kerja     Upaya organisasi mencapai tujuan dan sasaranlebih keras termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala kelompok yg melibatkan usaha tambahan, kebersamaan tujuan dan perasaan memiliki.

Motivasi             Kecenderungan seorang individu melibatkan diri dalam kegiatan yg berarahkan sasaran dalam pekerjaan. Artinya punya perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan pekerjaan.

Kepuasan           Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.

Penerimaan           Diterimanya tujuan-tujuan organisasi oleh setiap pri

Tujuan Org.           Badi dan oleh unit-unit organisasi tersebut benar dan layak.

Kepaduan Kon-      Dimensi berkutub dua. Yang dimaksud kutub

Flik-konflik            keterpaduan adalah fakta bahwa anggota organisasi saling menyukai satu sama lain, bekerja sama dengan baik, berkomunikasi sepenuhnya dan secara terbuka, dan mengkoordinasikan usaha kerja mereka. Pada kutub yang lain terdapat organisasi penuh pertengkaran baik dalam bentuk kata-kata maupun secara fisik, koordinasi yang buruk, dan komunikasi yang tidak efektif.

Keluwesan             Kemampuan sebuah organisasi untuk mengubah 

Adaptasi                prosedur standar operasinya jika lingkungannya  berubah, untuk mencegah kebekuan terhadap rangsangan lingkungan.

Penilaian oleh        Penilaian mengenai organisasi atau unit organisasi

Pihak luar              oleh mereka (individu atau organisasi) dalam lingkungannya, yaitu pihak-pihak dengan siapa organisasi itu berhubungan. Kesetiaan, kepercayaan, dan dukungan yang diberikan kepada organisasi oleh kelompok-kelompok seperti pensuplai pelanggan, pemegang saham, para petugas dan masyarakat umum.