PENDELEGASIAN WEWENANG.
Adalah suatu proses yang terjadi dalam organisasi dimana seorang atasan
memberi ijin kepada bawahannya untuk melakukan tugas-tugas tertentu karena dia
sendiri telah kepenuhan tugas.
Tandanya seseorang kepenuhan tugas antara lain :
1.
banyak terjadi penundaan urusan/pekerjaan
2.
tugas tidak
terselesaikan tepat waktu. dsb.
Pendelegasian
wewenang dilakukan secara Hirarki dan prinsip ini disebut prinsip “Scalar”.
Ada 3 proses
pendelegasian wewenang dari atasan kepada bawahan (W.H.Newman,1963) yaitu :
1.
Memberikan tugas-tugas
tertentu untuk dikelola bawahan
2.
Mengijinkan bawahan
untuk membuat perjanjian, menggunakan sumber-sumber yg tersedia dan mengambil
keputusan dan tindakan tertentu dalam batas tugas yang telah didelegasikan.
3.
Menciptakan tanggung
jawab bagi setiap bawahan yg menerima pendelegasian untuk melaksanakan tugas
tersebut dengan memuaskan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam P W.
1.
Tanggung jawab tidak boleh didelegasikan
2.
Hindari Subordinasi
rangkap (menganut asas kesatuan komando atau Unity of Command).
Ada beberapa bentuk hubungan yg hampir menyerupai
subordinasi rangkap tetapi dpt dibenarkan karena tidak merusak jalur garis
komando organisasi yaitu :
a.
Peranan pembantu dari staf.
b.
Pejabat tinggi organisasi (tingkat manajer)
langsung berhubungan dengan pejabat di tingkat bawah tanpa melewati atasanya.
(untuk mengetahui secara langsung aktivitas yg terjadi).
c.
Bawahan dpt secara langsung memberikan
masukan berkenaan dengan tugas yg dilakukannya tanpa melalui atasanya. (Menurut
William Newman disebut “right of appeal”
dan dpt meningkatkan semangat kerja para pegawai).
3.
Wewenang seimbang dgn tanggung jawab.
Hambatan-hambatan
dalam pendelegasian wewenang.
Dari sisi Atasan :
1.
Atasan merasa lebih mampu mengerjakan
daripada bawahan.
2.
Atasan kurang mampu dalam mengarahkan
tentang apa yang harus dikerjakan oleh bawahan, shg bgmn akan mendelegasikan
pekerjaan.
3.
Kurangnya kepercayaan pada bawahan.
4.
Pengawasan kurang
selektif yg memberikan peringatan-peringatan atas masalah yang akan terjadi.
5.
Kurang memberikan kesempatan kepada
bawahan.
Dari sisi Bawahan :
1.
Hambatan mental
2.
Bawahan sudah terlalu
banyak pekerjaan.
3.
Kurang percaya diri.
4.
Takut dikritik.
5.
Malas bertanggung jawab.
6.
Insentif terlalu rendah.
7.
Lebih suka pekerjaan
yg mudah.
EFEKTIVITAS
ORGANISASI.
Adalah kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan secara efisien dengan menggunakan sumber daya
yang ada.
Menurut Stephen Robbin ada tiga pendekatan untuk
mengukur efektivitas organisasi yaitu :
1. Pencapaian tujuan
Dengan melihat
program yang dibuat dan dilaksanakan
evaluasi, bagaimana dampak yang ditimbulklannnya (untuk mengetahui
sejauhmana program tersebut berhasil).
2. Pendekatan
Sistem
Pendekatan ini
memandang organisasi sebagai sebuah sistem yang memproses input menjadi output.
Fokus pendekatan
ini adalah pada cara organisasi memperoleh masukan/input, cara memproses input,
cara menyalurkan output, dan cara organisasi menjaga stabilitas dan
keseimbangan organisasi.
1.
Pendekatan Konstituensi Strategis.
Pendekatan
ini pada dasarnya sama dengan pendekatan sistem yaitu memandang organisasi
hidup ditengah lingkungan.
Perbedaannya : Pendekatan konstituensi strategis memandang lingkungan
secara pilih-pilih.
Contoh :
Pemerintah Kabupaten Konstituennya adalah :
Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi, DPRD Kabupaten, Partai Politik,
Pedagang, Masyarakat, Instansi Vertikal dsb. Andaikan kriteria efektivitas yg
akan diterapkan adalah kemampuan pengelola dana bantuan pusat maka konstituen yg paling utama adalah
Pemerintah Pusat.
KONSTITUEN
|
KRITERIA
EFEKTIVITAS
|
Pemilik
|
Laba
atas Investasi, Peningkatan pendapatan.
|
Pegawai
|
Tingkat
pendapatan, Kepuasan kerja.
|
Pelanggan
|
Kepuasan terhadap harga, Meningkatnya volume produksi,
Kualitas produk, pelayanan.
|
Pemasok/supplier
|
Tepat
waktu pembayaran, tingkat kepercayaan, kesinambungan kerjasama.
|
Investor
|
Waktu
semakin pendek, biaya rendah, stabilitas keamanan terjamin, kepastian hukum
dsb.
|
Serikat
Buruh
|
UMR/UMK,
Asuransi, Insentif, Jaminan Sosial yg lain,
kepuasan kerja, peluang melakukan negosiasi yg adil dan transparan.
|
Pejabat
Pem.
|
Peduli
masalah sosial, tidak merusak lingkungan, ketaatan membayar pajak, taat hukum
|
|
|
|
|
Menurut Gareth R. Jones Organisasi disebut efektif jika mampu :
1.
Menjamin nilai dan
sumberdaya langka yang berasal dari luar
organisasi.
2.
Melakukan inovasi produk.
3.
Mengkonversi
ketrampilan dan sumber menjadi barang dan output.
Pendekatan-pendekatan untuk mengukur
Efektivitas Organisasi.
PENDEKATAN
|
DESKRIPSI
|
TUJUAN MENGUKUR
EFEKTIVITAS
|
Pendekatan
Sumber Eksternal
|
Mengevaluasi
kemampuan org dalam menjamin, mengatur dan mengawasi ketrampilan & sumber
daya yang bernilai dan berharga.
|
- input
yg lebih murah
- memperoleh
input material &
bahan mentah
yg bermutu.
- meningkatkan
pangsa pasar
- memperoleh du-
kungan dari
stakeholder
spt
pemerintah.
|
Pendekatan
Sistem
Internal
|
Mengevaluasi
kemampuan org. dalam melakukan inovasi & dapat menjalankan fungsinya
secara cepat & bertanggung jawab
|
- pemotongan
waktu pembuatan
Keputusan
- peningkatan tk
Inovasi
produk
- peningkatan koor-
dinasi & motivasi
pekerja
- pengurangan
konflik
-
Pengurangan
waktu ke pasar
|
Pendekatan
Teknis
|
Mengevaluasi
kemampuan org. dalam mengkonversi ketrampilan dan sumber-sumber menjadi barang
& jasa secara efisien
|
- peningkatan kuali
tas produk
- pengurangan jumlah kerusakan
- pengurangan biaya produksi
- peningkatan kualitas pelayanan pelanggan
-
pengurangan waktu pengiriman kepada pelanggan
|
Sumber : Jones,
1997.
EFEKTIVITAS ORGANISASI
(RICHARD
M. STEERS)
A. Karakteristik
Organisasi
1.
Struktur
a. Desentralisasi
Desentralisasi
yang tinggi cenderung menciptakan efisiensi, komunikasi dan umpan balik
terbuka, kepuasan kerja dan kebetahan karyawan dalam bekerja.
b. Spesialisasi
Spesialisasi berhubungan positif dengan produktivitas.
Spesialisasi berhubungan negatif dengan
ketidakpuasan kerja, kemangkiran dan pemogokan.
c. Formalisasi
Kondisi stabil hubungan positif
Kondisi tidak stabil hubungan negatif.
d. Rentang Kendali
Tehnologi partai kecil dan produksi masa ----rentang
kendali kecil.
Teknologi proses bersinambungan -----------rentang
kendali besar.
e. Besar (ukuran) Organisasi
Semakin besar organisasi semakin efisien.
Organisasi semakin besar semakin rendah keterikatan
kerja anggota pada organisasi (dalam unit skala besar).
f. Besarnya Unit Organisasi.
Semakin kecil unit organisasi semakin efisien.
2. Teknologi
Teknologi adalah proses
transformasi dalam organisasi dimana
energi menangkis dan intelektual dipergunakan untuk meningkatkan efisiensi pemanfaatan
sumberdaya yang langka.
Organisasi yang memakai teknologi sangat rutin dan berulang akan berprestasi paling
baik jika menggunakan struktur sangat formal.
B. Karakteristik Lingkungan
1. Lingkungan Luar
a. Ancangan I (pendekatan)
Lingkungan = luar organisasi
Keadaan yang menggambarkan
kekuatan yang berada di luar organisasi.
Misal
: Kondisi pasar.
b.
Ancangan II
Lingkungan
tugas
Contoh
: Pelanggan, pensuplai, Pesaing.
2. Lingkungan
Dalam (iklim organisasi)
Iklim organisasi adalah sifat atau ciri
yg terdapat didalam lingkungan kerja yg timbul karena kegiatan organisasi, yg
dilakukan secara sadar atau tidak dan dianggap mempengaruhi tingkah laku
kemudian.
Dimensi Iklim
Organisasi
a. Struktur Tugas
Perincian metode
yang dipakai untuk melaksanakan tugas dalam organisasi
b. Hubungan Imbalan – hukuman (Reward
& Punishment.
Tingkat batas pemberian imbalan
dan hukuman dalam organisasi.
Misal : menekankan prestasi atau senioritas.
c. Sentralisasi Keputusan
d. Tekanan pada prestasi
e. Tekanan pada pelatihan & pengembangan.
f. Keamanan dan resiko
Tingkat batas tekanan dalam
organisasi untuk memberikan rasa aman dalam kerja.
g. Keterbukaan dan Ketertutupan.
Anggota lebih suka
berkomunikasi apa adanya atau menutupi kesalahan diri sendiri.
h. Status dan Semangat
Perasaan umum diantara
pegawai bahwa organisasi merupakan tempat bekerja yang baik.
i. Pengakuan dan umpan balik
Ada pendapat pimpinan dan
organisasi mengenai pekerjaannya dan tingkat batas dukungan mereka atas
dirinya.
j.Kompetensi dan keluwesan organisasi
secara umum.
Bagaimana organisasi
mengantisipasi masalah, mengembangkan metode baru, mengembangkan ketrampilan
baru dari para pegawai.
Beberapa catatan :
1.Iklim berada pada
tataran individu jadi pengaruhnya mengarah pada kepuasan kerja, prestasi kerja,
kegiatan organisasi.
2. Tidak ada iklim yg terbaik, tetapi harus diciptakan
iklim yang paling tepat.
Misal : Prestasi yg diharapkan, iklim yg
berorientasi pada prestasi akan lebih
tepat.
Kepuasan kerja yg
hendak dicapai, iklim yg berorientasi pada afiliasi yg paling tepat.
3.Iklim masih
relevan untuk dibahas apabila pegawai dapat mengendalikan variabel hasil.
Penciptaan iklim organisasi yg tepat berpengaruh terhadap
prestasi dan kepuasan kerja pegawai.
C. Karakteristik
Pekerja
1. Keterikatan
terhadap organisasi
Aktivitas
untuk tetap bertahan dalam organisasi yg ditunjukkan dengan tidak mangkir,
tidak pindah kerja atau mengundurkan diri.
2.
Keikatan terhadap organisasi
Komitmen
yg tinggi dari anggota terhadap nilai, tujuan organisasi.
3. Kemampuan
Ketrampilan
teknis dan intelektual yang dimiliki pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Kejelasan Peran
Taraf
pengertian dan penerimaan pegawai atas tugas yang dibebankan kepadanya.
Ketidakjelasan peran dapat menimbulkan :
a.
Kekaburan
Peran
Pegawai tidak mendapat informasi yg cukup mengenai sifat
tugas yg diberikan.
Penyebabnya
: 1. Perubahan yg cepat dalam
organisasi.
2. Meningkatnya kerumitan
organisasi.
3. Falsafah manajemen
mengenai komunikasi.
b. Konflik Peran
Pegawai dihadapkan
pada dua rangkaian peran yang saling bertentangan.
Contoh : Pegawai ingin bekerja sesuai
dengan aturan (profesi) tapi pimpinan tidak menghendaki.
5. Motivasi
Proses dengan mana tingkah laku
dibangkitkan, diarahkan dan dipertahankan selama berjalannya waktu.
DAFTAR
UKURAN UNIVARIASI UNTUK EFFEKTIVITAS ORGANISASI
Efektivitas Sejauhmana org. melaksanakan seluruh
tugas
Keseluruhan pokok
nya atau mencapai semua sasarannya, penilaian umum dgn sebanyak mungkin
kriteria tunggal & menghasilkan penilaian yg umum mengenai efek organisasi.
Kualitas Kualitas
dari jasa atau produk primer yg dihasilkan
organisasi.
Ini mungkin mempunyai banyak bentuk
operasional,
terutama ditentukan oleh jenis produk
atau
jasa yg dihasilkan oleh organisasi.
Produktivitas Kualitas atau volume dari produk atau
jasa pokok
yg dihasilkan
organisasi. Dapat diukur melalui tiga
tingkatan : tk
individual, kelompok & keseluruhan
organisasi. Ini
bukan ukuran dari efisiensi, tdk ada
perhitungan
nisbah biaya dan keluaran.
Kesiagaan Penilaian menyeluruh sehubungan
dengan kemung
kinan, bahwa org
mampu menyelesaikan tugas
khusus dengan baik
jika diminta.
Effisiensi Nisbah yg mencerminkan perbandingan
beberapa
aspek prestasi unit thdp biaya untuk menghasilkan
prestasi tersebut.
Contoh : beberapa
rupiah yg dikeluarkan untuk tiap unit produksi, jumlah waktu turun mesin, tk
penyelesaian rencana, standar karya. Kadang-kadang, cukup hanya menggunakan
total jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh satu unit selama beberapa
periode.
Laba atau
penghasilan Penghasilan atas penanaman modal yg
dipakai untuk menjalankan org dilihat dari sudut pandang si pemilik. Jumlah
dari sumber daya yg masih tersisa setelah semua biaya dan kewajiban dipenuhi,
kadang-kadang dinyatakan dalam persentase.
Pertumbuhan Penambahan dalam hal tenaga kerja,
fasilitas pabrik, harta, penjualan, laba, bagian pasar, dan penemuan-penemuan
baru. Suatu perbandingan antara keadaan organisasi sekarang dengan keadaan masa
lalu.
Pemanfaatan Batas keberhasilan organisasi
berinteraksi lingkung
Lingkungan annya, memperoleh sumber daya yg
langka dan berharga yg diperlukannya untuk operasi yg efektif. Hal ini
dipandang dari rencana jangka panjang yg optimum dan bukan dalam rencana jangka
pendek yg maksimal. Cuntoh : tingkat keberhasilannya memperoleh suplai sumber
daya manusia dan keuangan secara mantap.
Stabilitas Pemeliharaan struktur, fungsi,
dan sumber daya sepanjang waktu, khususnya dalam periode-periode sulit.
Perputaran atau Frekuensi jumlah pekerja yg keluar atas
permintaan
Keluar masuknya sendiri.
Pekerja.
Kemangkiran Frekuensi kejadian-kejadian pekerja
bolos dari pekerjaan.
Kecelakaan Frekuensi kecelakaan dalam pekerjaan
yg berakibat kerugian waktu untuk turun mesin atau waktu penyembuhan/perbaikan.
Semangat kerja Upaya organisasi mencapai tujuan dan
sasaranlebih keras termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala
kelompok yg melibatkan usaha tambahan, kebersamaan tujuan dan perasaan
memiliki.
Motivasi Kecenderungan
seorang individu melibatkan diri dalam kegiatan yg berarahkan sasaran dalam
pekerjaan. Artinya punya perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan
pekerjaan.
Kepuasan Tingkat
kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam
organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang
setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat
mereka berada.
Penerimaan Diterimanya tujuan-tujuan organisasi
oleh setiap pri
Tujuan Org. Badi dan oleh unit-unit organisasi
tersebut benar dan layak.
Kepaduan Kon- Dimensi berkutub dua. Yang dimaksud kutub
Flik-konflik keterpaduan adalah fakta bahwa
anggota organisasi saling menyukai satu sama lain, bekerja sama dengan baik,
berkomunikasi sepenuhnya dan secara terbuka, dan mengkoordinasikan usaha kerja
mereka. Pada kutub yang lain terdapat organisasi penuh pertengkaran baik dalam
bentuk kata-kata maupun secara fisik, koordinasi yang buruk, dan komunikasi
yang tidak efektif.
Keluwesan Kemampuan sebuah organisasi untuk
mengubah
Adaptasi prosedur standar operasinya jika
lingkungannya berubah, untuk mencegah
kebekuan terhadap rangsangan lingkungan.
Penilaian oleh Penilaian mengenai organisasi atau unit
organisasi
Pihak luar oleh mereka (individu atau
organisasi) dalam lingkungannya, yaitu pihak-pihak dengan siapa organisasi itu
berhubungan. Kesetiaan, kepercayaan, dan dukungan yang diberikan kepada
organisasi oleh kelompok-kelompok seperti pensuplai pelanggan, pemegang saham,
para petugas dan masyarakat umum.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar